Er Excel stadig en god løsning til fakturering som autónomo i Spanien?

Hvis du er autónomo i Spanien, har du måske brugt Excel i årevis til dine fakturaer.

Måske har du et simpelt regneark med kundenavn, fakturanummer, dato, beløb og IVA. Du gemmer en PDF, sender den til kunden og fortsætter med næste faktura.

Det fungerer.

Men er Excel stadig den bedste løsning?

Og hvad betyder de nye spanske regler om faktureringssystemer, RRSIF og Veri*Factu egentlig for dig?

Det korte svar er mere nuanceret, end mange artikler på nettet giver indtryk af:

Først den vigtigste misforståelse: Excel er ikke automatisk forbudt

Der har været rigtig meget snak om Veri*Factu og de nye krav til fakturering i Spanien.

Det har fået mange til at tro:

Det er ikke en præcis beskrivelse af reglerne.

Den spanske skatteadministration, AEAT, skelner mellem et almindeligt regneark og et egentligt SIF – Sistema Informático de Facturación, altså et informationssystem, der understøtter faktureringsprocessen.

AEAT beskriver, at regneark som Excel, Numbers og Word ikke nødvendigvis er omfattet af RRSIF, hvis de udelukkende bruges til at indtaste fakturaoplysninger, udstede eller udskrive fakturaer og opbevare faktureringsoplysninger.

Det er en vigtig forskel.

Så hvis du eksempelvis laver en simpel faktura i Excel, gemmer den og sender den til kunden, betyder det ikke automatisk, at du bruger et SIF, som er omfattet af RRSIF.

Hvornår kan Excel blive omfattet af reglerne?

Her bliver situationen mere interessant.

Hvis Excel ikke længere bare bruges som et værktøj til at lave selve fakturaen, men bruges til at behandle faktureringsdata og direkte generere eksempelvis:

• IVA-registre
• IRPF-registre
• regnskabsdata
• andre resultater til opfyldelse af skattemæssige forpligtelser

kan regnearket blive betragtet som et SIF.

Det betyder, at man ikke bare kan spørge:

Det rigtige spørgsmål er:

Det er en vigtig nuance, hvis du som autónomo forsøger at forstå, hvad de nye regler betyder for dig.

Hvad er RRSIF?

RRSIF er forkortelsen for de spanske regler, der fastlægger kravene til de informationssystemer og programmer, som understøtter faktureringsprocesserne.

Formålet er blandt andet at sikre, at faktureringsregistreringer er:

• integrerede
• sporbare
• tilgængelige
• læsbare
• bevarede
• beskyttede mod uautoriserede ændringer.

Reglerne er en del af Spaniens indsats for at digitalisere faktureringen og gøre faktureringsoplysninger mere pålidelige og sporbare.

Hvornår skal systemerne være tilpasset?

Her er en vigtig opdatering, som er særlig relevant, hvis du har læst ældre artikler om Veri*Factu.

De oprindelige frister er blevet ændret.

Den aktuelle lovgivning opererer med følgende datoer:

🏢 Selskaber omfattet af artikel 3.1.a

1. januar 2027

👤 Øvrige omfattede virksomheder og autónomos

1. juli 2027

Det betyder, at en almindelig autónomo, som er omfattet af reglerne, ikke skal bruge den gamle 1. juli 2026-dato som sin aktuelle frist.

Men hvad er så Veri*Factu?

Her kommer endnu en vigtig misforståelse.

RRSIF og Veri*Factu er ikke præcis det samme.

RRSIF er regelsættet for de omfattede faktureringssystemer.

VERI*FACTU er en bestemt måde at opfylde reglerne på.

Et VERI*FACTU-system sender faktureringsregistreringer elektronisk til AEAT efter de regler, der gælder for denne modalitet.

Der findes også en NO VERI*FACTU-modalitet.

Det betyder, at det ikke er korrekt at beskrive situationen sådan:

Det er en alt for simpel beskrivelse af reglerne.

Det vigtige er først at forstå, om du er omfattet, hvordan dit faktureringssystem fungerer, og hvilke krav der gælder for netop din situation.

Så hvad skal en autónomo egentlig gøre?

Det første skridt er ikke nødvendigvis at købe et bestemt program.

Start i stedet med at stille dig selv nogle enkle spørgsmål:

1. Er jeg omfattet af RRSIF?

2. Bruger jeg et egentligt SIF?

3. Hvad kan mit nuværende system?

4. Hvordan håndterer systemet fakturanumre og faktureringsregistre?

5. Er systemet udviklet med de kommende krav for øje?

6. Hvilken løsning passer bedst til min virksomhed?

Det er især vigtigt for små virksomheder.

En autónomo med fem fakturaer om måneden kan have helt andre behov end en virksomhed med hundredvis af fakturaer, kreditnotaer, betalinger og løbende kunder.

Excel kan fungere – men det er ikke nødvendigvis den bedste løsning

Det er her, diskussionen bliver mere interessant.

Selv hvis dit Excel-setup ikke er et SIF og derfor ikke automatisk er omfattet af RRSIF, betyder det ikke nødvendigvis, at Excel er den bedste løsning til din virksomhed.

Prøv at tænke på din hverdag.

Du skal måske holde styr på:

Kunder

→ Fakturaer

→ Fakturanumre

→ IVA

→ Udgifter

→ Betalinger

→ Forfaldsdatoer

→ Udestående beløb

→ Dokumentation

→ Regnskab

→ Skatteoplysninger

Og pludselig er dit lille Excel-ark ikke længere så lille.

Den virkelige udfordring er ofte ikke Excel

Det er arbejdsgangen omkring Excel.

Et regneark kan være glimrende til en simpel opgave.

Men når virksomheden vokser, begynder man ofte at bruge flere forskellige systemer:

Excel til fakturaer

bankkonto til betalinger

mail til fakturering

mapper til PDF'er

et andet system til udgifter

et regneark til at huske, hvem der mangler at betale

Og så opstår det egentlige problem:

Det tager tid.

Det øger risikoen for fejl.

Og det gør det vanskeligere at få et samlet overblik over virksomheden.

Hvad hvis kunden ikke betaler?

Det er et godt eksempel.

Med Excel kan du sagtens lave en faktura.

Men hvad sker der bagefter?

Du skal måske selv huske:

• hvornår fakturaen forfalder
• om kunden har betalt
• hvor meget der mangler
• om du skal sende en betalingspåmindelse
• hvilken version af påmindelsen du sendte
• om kunden har betalt delvist
• om fakturaen skal markeres som betalt.

Når virksomheden vokser, bliver administrationen omkring fakturaen ofte næsten lige så vigtig som selve fakturaen.

Et moderne faktureringssystem handler om mere end en PDF

Et moderne system handler ikke kun om at lave en pæn faktura.

Det handler om at samle arbejdsgangen.

Du vil helst kunne gå fra:

Kunde

→ Faktura

→ IVA

→ Betaling

→ Udestående

→ Dokumentation

uden at skulle kopiere de samme oplysninger mellem fem forskellige programmer.

Det er også derfor, de kommende regler ikke bør ses som den eneste grund til at overveje et moderne faktureringssystem.

For mange virksomheder handler det mindst lige så meget om:

tid, overblik og færre fejl.

Hvad betyder det for danske virksomhedsejere i Spanien?

For en dansk virksomhedsejer i Spanien kan administrationen være lidt mere kompleks.

Din kunde kan være dansk.

Din faktura kan være på engelsk.

Din virksomhed er spansk.

Din valuta er euro.

Og samtidig skal du måske håndtere:

🇪🇸 spanske skatteregler

🇩🇰 danske kunder

🇬🇧 engelsksprogede kunder

💶 euro

🧾 spanske fakturakrav

📊 IVA

📅 skattefrister

🏦 bankbetalinger

Det er præcis dér, et samlet administrativt system kan begynde at give rigtig god mening.

Så skal du droppe Excel?

Ikke nødvendigvis.

Hvis dit Excel-setup er simpelt og bruges inden for de rammer, AEAT beskriver, er det ikke korrekt at sige, at Excel automatisk er ulovligt.

Men du bør stille dig selv et andet spørgsmål:

Det er to meget forskellige spørgsmål.

En enkel tommelfingerregel

Excel kan måske være tilstrækkeligt, hvis:

• du kun laver få fakturaer
• du har få kunder
• din fakturering er enkel
• du har et separat system til det øvrige regnskab
• du har fuldt overblik over betalinger og dokumentation.

Et rigtigt faktureringssystem kan begynde at give mere mening, hvis du har:

• mange kunder
• mange fakturaer
• forskellige IVA-satser
• kreditnotaer
• løbende betalinger
• udgifter
• udestående fakturaer
• behov for dokumentation
• en gestor, der skal bruge dine oplysninger
• behov for bedre overblik.

Autonomo All Inclusive

Autonomo All Inclusive er udviklet med den spanske autónomo og mindre virksomhed i tankerne.

Målet er enkelt:

Mindre administration. Mere overblik.

I stedet for at have fakturering ét sted, betalinger et andet sted og dokumenter spredt rundt omkring, er tanken at samle de vigtigste administrative processer i én løsning.

Og du behøver ikke tage vores ord for det.

Prøv det selv.

30 dage gratis.

Start din gratis prøveperiode →

Ofte stillede spørgsmål

Er Excel ulovligt til fakturering i Spanien?

Nej. Excel er ikke automatisk omfattet af RRSIF alene fordi det bruges til at lave en faktura. Det afgørende er blandt andet, hvordan værktøjet bruges, og om det fungerer som et faktureringssystem efter reglerne.

Hvornår kan Excel blive betragtet som et SIF?

Hvis regnearket bruges til at behandle faktureringsdata og direkte generere bestemte registre eller andre resultater, der falder ind under reglerne, kan det blive betragtet som et SIF.

Hvornår skal en almindelig autónomo have sit faktureringssystem klar?

For øvrige omfattede skatteydere er den aktuelle frist 1. juli 2027.

Skal alle autónomos bruge VERI*FACTU?

Nej. Reglerne opererer med både VERIFACTU og NO VERIFACTU som forskellige modaliteter.

Er Excel stadig en god løsning?

Det afhænger af din virksomhed.

For en meget lille virksomhed med enkel fakturering kan Excel fortsat være tilstrækkeligt.

Når antallet af kunder, fakturaer, betalinger og administrative opgaver vokser, kan et egentligt faktureringssystem være en langt mere praktisk løsning.

Skal jeg skifte system allerede nu?

Det afhænger af din situation.

Men hvis du allerede bruger meget tid på manuel administration, mangler overblik eller jonglerer med flere forskellige systemer, kan det give mening at finde en bedre arbejdsgang allerede nu – uafhængigt af den kommende frist.

---

Vigtigt

Denne artikel er skrevet som en praktisk informationsguide og udgør ikke individuel skatte- eller juridisk rådgivning.

Reglerne kan afhænge af blandt andet virksomhedstype, aktivitet, skatteforhold og det konkrete faktureringssystem, der anvendes.

Hvis du er i tvivl om, hvordan reglerne gælder for netop din virksomhed, bør du kontakte din gestor eller skatterådgiver.

---

Officielle kilder

Artiklen bygger blandt andet på information fra:

• Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT)
• Boletín Oficial del Estado (BOE)
• Real Decreto 1007/2023
• Real Decreto-ley 15/2025