Faktureringssoftware til autónomos i Spanien – hvad skal du sammenligne?

Hvorfor er valg af faktureringssoftware vigtigt?

Hvis du arbejder som autónomo i Spanien, kan valget af faktureringssoftware hurtigt blive mere kompliceret, end det ser ud til.

Det handler ikke kun om at kunne skrive en faktura og sende den til kunden. Et godt system skal også passe til de spanske regler, gøre det nemt at holde styr på IVA, udgifter og betalinger og være klar til de ændringer, der kommer med Veri*Factu.

Der findes mange forskellige løsninger på markedet. Nogle fokuserer primært på fakturering, mens andre kombinerer fakturaer, udgifter, betalinger og regnskabsfunktioner.

Så hvad skal du egentlig sammenligne, før du vælger?

1. Kan systemet lave korrekte spanske fakturaer?

Det første spørgsmål er naturligvis, om systemet kan håndtere de oplysninger, der skal være på en spansk faktura.

Det bør blandt andet være nemt at angive kundeoplysninger, fakturanummer, dato, beskrivelse af arbejdet, beløb, IVA og det samlede beløb.

Hvis du arbejder med forskellige typer kunder, kan det også være relevant at undersøge, hvordan systemet håndterer forskellige momssatser, virksomheder og kunder i andre EU-lande.

2. Hvordan håndterer det IVA?

For mange autónomos er IVA en af de områder, hvor et simpelt faktureringssystem hurtigt kan komme til kort.

Et system bør gøre det tydeligt, hvor meget IVA der er opkrævet, og hvordan momsen fremgår på de enkelte fakturaer.

Det er også værd at undersøge, om systemet hjælper med at holde overblik over de oplysninger, du senere skal bruge i forbindelse med din bogføring og dine skatteforpligtelser.

3. Kan du registrere dine udgifter?

Fakturering er kun den ene side af administrationen.

Som autónomo har du også udgifter, kvitteringer og bilag, som skal holdes styr på.

Derfor kan det være en stor fordel, hvis faktureringssoftware også giver mulighed for at registrere udgifter og gemme dokumentation digitalt.

Hvis systemet samtidig kan hjælpe med at organisere kvitteringer og bilag, kan du spare tid på manuel administration.

4. Hvad sker der, når kunden ikke betaler?

Det er let at tænke på fakturaen som afsluttet, når den er sendt.

Men i virkeligheden er betalingen mindst lige så vigtig.

Undersøg derfor, om systemet kan vise, hvilke fakturaer der er betalt, hvilke der mangler betaling, og hvilke kunder der har en udestående saldo.

Automatiske eller halvautomatiske betalingspåmindelser kan også være nyttige, hvis du har mange kunder.

5. Er systemet klar til Veri*Factu?

Veri*Factu er et vigtigt punkt, når du sammenligner faktureringssoftware i Spanien.

Det betyder dog ikke, at alle programmer nødvendigvis fungerer på samme måde, eller at et system automatisk er compliant, bare fordi ordet Veri*Factu står på hjemmesiden.

Hvis VeriFactu er vigtigt for dig, bør du derfor undersøge præcis, **hvad leverandøren mener med VeriFactu-understøttelse**, og hvilken funktionalitet systemet faktisk tilbyder.

Det er især relevant, hvis du vælger et system, som du forventer at bruge i mange år. Bruger du i dag regneark, kan det være en god idé først at læse, hvorfor Excel bliver et problem med de nye krav.

6. Skal du vælge fakturering eller et samlet system?

En vigtig forskel mellem løsningerne på markedet er, hvor meget administration de samler.

Et rent faktureringsprogram kan være tilstrækkeligt, hvis dit behov primært er at oprette og sende fakturaer.

Hvis du derimod gerne vil samle fakturaer, udgifter, betalinger og dokumentation ét sted, kan et mere omfattende system være relevant. Vi har set nærmere på den overvejelse i guiden om valg af regnskabsprogram som dansk selvstændig i Spanien.

Det handler derfor ikke nødvendigvis om at finde systemet med flest funktioner.

Det handler om at finde et system, der passer til din måde at drive virksomhed på.

7. Hvad koster det egentlig?

Sammenlign ikke kun den månedlige abonnementspris.

Undersøg også, om der er begrænsninger på antallet af fakturaer, kunder eller dokumenter, og om bestemte funktioner kræver en dyrere plan.

Det kan også være relevant at se på, om betalinger, automatisering, support eller andre funktioner koster ekstra.

Et billigt system er ikke nødvendigvis billigt, hvis du bagefter skal bruge flere forskellige tjenester for at håndtere resten af administrationen.

8. Kan du få hjælp, hvis du har brug for det?

Hvis du er dansk eller international autónomo i Spanien, kan sprog og support være mindst lige så vigtigt som funktionerne.

Det kan være en fordel at vælge en løsning, hvor du forstår brugerfladen, og hvor du kan få hjælp, hvis du støder på problemer.

Især når det gælder fakturering, IVA og spanske krav, er det vigtigt at vide, hvad systemet gør – og hvad du selv eller din gestor skal håndtere.

Din checkliste

Inden du vælger faktureringssoftware, kan du stille disse spørgsmål:

• Kan jeg lave spanske fakturaer?
• Kan systemet håndtere IVA?
• Kan jeg registrere mine udgifter?
• Kan jeg holde styr på betalinger?
• Kan jeg sende betalingspåmindelser?
• Hvordan håndteres Veri*Factu?
• Kan jeg gemme mine bilag digitalt?
• Kan jeg få adgang til mine oplysninger, når jeg har brug for dem?
• Hvad koster systemet reelt pr. måned?
• Passer systemet til min virksomhed om et år – ikke kun i dag?

En samlet løsning kan være enklere

For nogle autónomos giver det mening at bruge ét system til så meget af administrationen som muligt.

Autónomo All Inclusive er udviklet med netop denne type arbejdsgang i tankerne og samler blandt andet fakturering, udgifter og betalinger i én platform. Du kan prøve platformen gratis i 30 dage og selv se, om arbejdsgangen passer til din virksomhed.

Det betyder ikke, at én løsning passer til alle. Men hvis du gerne vil reducere antallet af forskellige værktøjer, du bruger til din virksomhedsadministration, kan en samlet løsning være værd at undersøge.

Det vigtigste er ikke at vælge det største system

Når du sammenligner faktureringssoftware til autónomos i Spanien, er det let at blive imponeret af lange funktionslister.

Men flere funktioner betyder ikke nødvendigvis en bedre løsning.

Start i stedet med dine egne behov: fakturaer, IVA, udgifter, betalinger og de kommende krav omkring Veri*Factu.

Derefter kan du sammenligne priser, funktioner, brugervenlighed og support.

Det rigtige system er først og fremmest det system, du faktisk kan bruge effektivt i din hverdag.